「報告」以上に「共有」を意識しよう

Gaji-Labo 社内でも報告のことを共有と称している場面をよく見かけます。僕自身もちょっとした連絡ですら共有と言ってしまいますが、単純な「報告」としっかりした「共有」は異質なものだと思っています。

レポート能力（報告）はとても大事なスキルです。しかしチーム内でリアルタイムに意思決定をしていく場合、単なるレポートだけでなく理解や認識の共有が大切だと僕は考えています。

今回は、「報告」と「共有」同一視していませんか？　という話を書いてみようと思います。

浅い報告から起こりうるリスク

報告を行うときは「何が起きたか」「現状がどうなっているか」「どのような対処が必要か」という、事実に基づいたものを報告者の視点でまとめると思います。事実をもとに現在の状況を把握することは、業務を遂行するうえでとても重要ですね。

自分たちの置かれている立場を理解し、自分たちの行動を最適化するために、適切な報告はとても有用です。しかし、すべてを網羅しようと思えばとても手数がかかってしまったり、報告をまとめるスキルが少なければ視野が偏ったものになってしまったりします。

物事のいち側面を切り取った不十分な報告と理解でチームの意思決定を行うことは、間違った決断を招くことにつながりかねません。

適切な共有で良い意思決定と行動を

報告だけに頼ってしまうと、報告者の能力やヒアリング側の理解の姿勢によってチームワークの練度を大きく変えてしまいます。その課題を解決するためにも「共有」が大事になると考えています。

「共有」できることはたくさんある

報告自体も「情報（事実）の共有」です。しかしチームワークの練度をあげるために共有できる情報は、ほかにも沢山あります。

• 視点の共有
• 理解・認識の共有
• 行動指針の共有
• 結論の共有

「報告する」ときに気をつけたいこと

今までどおりの報告に加え、視点の移動を心がけるともっといい報告ができるようになります。自分の視点で見えていることに加え、以下のような内容がフォローできているか意識していきましょう。

• 相手の視点から想定できる理解の仕方の把握
• その理解をより正確にできる情報が補足できるか
• 相手の立場で重要な情報が漏れていないか

これらがケアできているだけで、報告内容がそのままチームの意思決定の材料になります。

「報告を受ける」ときに気をつけたいこと

共有は相手あってのコミュニケーションです。報告する側だけでなく報告を受ける側が意識したおきたい姿勢も存在します。

まずは報告内容に視点の漏れがないかを確認し、足りない部分を感じれば確認を行なってください。そのうえで報告内容が多角的な視点で成り立っていて適切なものだと思えたら、その情報をどのように理解し認識したかをチーム内で確認しましょう。

報告者の認識とチーム全体の認識が揃っていれば、情報の致命的な欠落はかなり避けられていると言えるのではないでしょうか。

チームがやるべきこと

受けた報告と認識の共有ができたら行動への反映が必要です。その情報をもとにチームはどのように行動するかの指針を決定し、チームメンバー全員が齟齬なく理解できるようにしましょう。これも「共有」のひとつですね。その指針をもとに自律的にチームが動けるようになれば報告は大きな価値を生み出します。

最後に、一連の報告を受けた最終的な結論をチーム内で確認しましょう。変化に対して認識・行動・結論が常にすりあっているチームは、メンバーが孤軍奮闘するよりも組織立って課題に取り組むことができ、より大きなパフォーマンスを発揮できるはずです。

「共有」を最適化し適切な意思決定ができるチームをつくるために、細かい日々のふるまいの改善が大きな成果につながる基礎となると、僕は信じています。「報告」と「共有」について、これからも一緒に考えていきましょう。

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チームでのコミュニケーションを試行錯誤している方、チームにとって大切なことをいつも考えている方などにおすすめの内容をシリーズ「Gaji-Laboが獲得したい習慣」としてまとめていますので、あわせてお読みいただけるとうれしいです。