フルリモートワークでのオンラインミーティングをより効果的に行う

こんにちは、Gaji-Labo フロントエンドエンジニアの鈴木です。

フルリモートワーク切り替え後、テキストメイン + Zoom でのコミュニケーションにも慣れてきましたが、コミュニケーションの取り方は定期的に見直したいなと考えています。
今回は、フルリモートワークでもミーティングをより効果的に行うために意識しているポイントを書いていきます。

ミーティング前にアジェンダを用意する

詳細なアジェンダを用意する必要はないですが、以下2つが明確になっていると進めやすいと感じています。

• 何についてミーティングをするのか
• このミーティングで得たい成果は何か
  • 意思決定、何かを決める
  • 認識のすり合わせ
  • アイデア出し、ディスカッションをする
  • etc…

何について話すのか、ミーティングが終わったらどういう状態でありたいか、これらが共有されていると、そこにフォーカスして会話できます。

前提共有は先にしておく

ミーティングにあたって必要な情報のインプットなどは、非同期で各個人が行うようにします。
他にも会話するために必要な材料集めなど、非同期でできることは非同期で行い、あらかじめ準備をしておきます。
その段階で不明点や疑問があれば、先に Slack で会話したりリストアップしておくことも可能です。
その結果、ミーティングのスムーズな開始と、話したい・決定したいことに集中できるようになります。

ミーティング中の会話メモを取る

慣れるまでは話しながらメモを取るのが少し大変ですが、その場にいないメンバーへの共有やログとして残せるのでメモを取るようにしています。
一字一句残す必要はなく、要点や決定事項、方針などをメモしておくと振り返ったときに分かりやすいです。
また、複数人でアイデア出しをする場合は、同時編集可能なものがおすすめです。
弊社では Google ドキュメントや Miro を使用することが多いです。

次にやることをリストアップする

ミーティング終了時点でやるべきことが達成されているケースは少ないと思います。大抵は次にどうするか、何をするかの話をしているので、それらの Issue を作成したり各自タスクを確認します。
ミーティング内容を織り込んだドキュメントを作るタスクがある場合は、前述のメモがあると取り掛かりやすいです。

フルリモートワークでもコミュニケーションの質を落とさない

フルリモートワークでのコミュニケーションにも慣れてきて、チャットやビデオ通話でのやりとりに抵抗や懸念を感じる場面が少なくなってきたのはよい傾向だと感じています。
その変化が「慣れ」だけで終わらないよう、適切な方法でコミュニケーションを取りながら、成果を出せる方法をブラッシュアップしていきたいです。