オンラインミーティングで意識したい SMART 会議とは

こんにちは森田です。
弊社はフルリモートなので、社内もクライアントもミーティングはオンラインです。

コロナの影響もありここ数年はオンラインミーティングが当たり前となり、より効率的に行うために施策を繰り返し今の形となりました。

今後もオンラインミーティングが打ち合わせの基本となるでしょう。
なので、現状大きな問題を抱えている訳ではないですがより効率的にできないかと考えています。

オンライン会議の教科書

ということで「オンライン会議の教科書」を読んでみました。

この本の概要ですが、

テレワーク化の流れに乗り、注目されるオンライン会議。日本におけるファシリテーションの第一人者が、オンライン会議の悩みに答え、その上手な活用方法について解説。オンライン会議に対する苦手意識を取り除き、有効活用の後押しをする一冊。

https://publications.asahi.com/ecs/detail/?item_id=22084

とのことでファシリテーションを軸にした本と思ったのですが、マインドについても書かれていることが多くタメになることが多かったです。

その中でも 第3章「オンライン会議で成果を生むマナーと振る舞い」は特にマインドや意識にフォーカスを当てた章でした。その中でオンライン会議で大切なことをひとまとめにしたSMART 会議 が提唱されています。これがわかりやすく意識しやすいものだったので紹介します。

SMART 会議

SMART 会議とは、

• Straight
• Mindfull
• Active
• Record based
• Time-oriented

の頭文字から取った言葉でそのまま「スマート会議」と読みます。

それぞれの項目の内容は、

Straight（単刀直入に）

言いたいことはストレートに伝える。
自分の考えや気持ちを分かりやすく表現できるようにならなければならない。

Mindfull（今ここに集中）

ここに集中する。
自分や相手をしっかり見つめる。

Active（活動的に）

自分の意思をハッキリと表し、明るい表情で元気に話す。
テンション高めを心がける。
身振り手振りを加えオーバーリアクションを心がける。

Record based（記録を元に）

口頭だけで進めない。
アジェンダや資料を元に議論する。会議を「見える化」する。

Time-oriented（時間を意識）

長時間ダラダラとやらない。
時間を決めて密度濃く議論するタメには時間の意識を高める。

ハドルミーティングこそが目指す姿である。

補足：ハドルミーティング

ここで言われているハドルミーティングは Slack ハドルではなく、少人数で素早く会議を行う手法のことです。

振り返りをする

そして、SMART会議をするためにミーティング後に振り返りをすることも重要と書かれています。

録画をして振り返ることを本書では勧めていますが、クライアントとのミーティングのあとに社内メンバーで振り返りをするでもいいと思います。

これについては弊社は元から行っていました。
その中でより改善できるポイントを話します。

あくまでも振り返りであって、ダメ出しではない。
うまくいかなかったら次はこうしてみようと話すことでより身のある気づきが得られます。

おわりに

SMART会議、良い指針だと思うのでメンバーにも意識してもらいたいですね。

「オンライン会議の教科書」は他の章にも役立つことが書かれていたので、また記事にしたいと思います。